会计凭证应如何妥善保管?
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会计凭证如何保管
会计怎么保管会计凭证?
会计日常工作中,除了对企业发生的经济业务进行会计凭证的填制,也要了解如何保管会计凭证。
会计人员如何保管会计凭证?
1.会计凭证应该按照企业的规定要求及时的传递。记账凭证在装订之前应该事先进行整理,记账凭证及其附带的原始凭证需要用回形针固定并一起存放。需要注意的是,如果固定的不够牢固,容易致使原始凭证的丢失。因此,记账凭证的填制人在填制了凭证后,需要将其小心保管,尽量不要让凭证在传递时丢失。
2.企业中如工资表发料单等经常被会计人员所翻阅或者其数量比较多的原始凭证,需要单独装订和保管。
3.原始凭证不可以进行外借。如果有其他单位和个人需要审阅会计凭证,则需要经过本单位领导的批准,并需要填写“会计档案调阅表”,上面要注明调阅会计凭证的名称,调阅的日期,和调阅人姓名以及其调阅理由,归还日期等。
4.如果遗失了企业外面取得的原始凭证,需要找原开出单位,并取得单位盖有公章的证明。证明当中需要包含遗失原始凭证的号码,发生的金额和经纪业务内容等。由经办单位的单位负责人,经办单位的会计主管人员,以及经办单位的领导人批准,才能代作原始凭证。
5.会计凭证在装订成册后,应该安排专门的人员进行保管,在会计年度终了时登记归档。当年度所填制的会计凭证,在年度终了后可以将其暂时交由会计人员保管一年。一年后,会计人员需要编制移交清册,移交给企业的档案机构进行统一保管。
会计凭证保管的要求p>
1、每月记账完毕,将本月的记账凭证按编号顺序整理,检查有无缺号,附件是否齐全。再加上封面封底,装订成册,防止散失,装订处要贴上封签、盖上公章,最后在封面上写明年月、册数等;
2、过多的收、发料单、工资单等原始凭证,或者是某些今后仍要利用的重要原始凭证,如合同、存出保证金收据等,也可另行装订或单独保管,但应在记账凭证中注明;
3、会计凭证不得外借,已装订成册的不得抽出。其他单位和个人经单位领导批准调阅会计凭证的,要填写会计档案调阅表;
4、会计凭证要按照有关会计法规制度规定的期限进行保管。保管期间要防止虫蛀鼠咬等毁损事故的发生。保管期满后,要报经上级主管部门批准,方能销毁。
会计凭证保管的注意事项有哪些?
作为会计人员,除了记账、对账、结账,还需要了解会计凭证保管的相关知识,保管会计凭证时,需要注意哪些事项?
会计凭证保管注意事项
1.会计凭证应该按照要求进行及时传递。记账凭证在装订成册之前,记账凭证对应的原始凭证大多是用回形针固定在其后面,如果回形针固定的不够牢固,原始凭证很容易丢失。因此,填制记账凭证的会计人员需要妥善的保管好原始凭证和记账凭证,要注意不要让会计凭证在传递过程中遭到遗失。
2.企业中数量较多或者经常需要进行翻阅的原始凭证,例如发料单,工资表等,需要将其单独装订和保管。在凭证的封面上需要标记凭证的种类,日期和编号等。
3.原始凭证不可以进行外借。如果有其他单位和个人需要审阅会计凭证,则需要经过本单位领导的批准,并需要填写“会计档案调阅表”,上面要注明调阅会计凭证的名称,调阅的日期,和调阅人姓名以及其调阅理由,归还日期等。一般情况下,调阅人不允许将其调阅的会计凭证携带外出。如果需要复制会计凭证,需要经过本单位领导的批准,并在财务会计人员监督下,进行登记和签字。
4.凭证在装订以后存档以前,应妥善保管,防止受损、弄脏、霉烂以及鼠咬虫蛀等。
5.各种经济合同和涉外文件等凭证,应另编目录,单独装订保存,同时在记账凭证上注明“附件另订”。
如何装订好会计凭证
工具:一般都是打孔机、锥子、装订线、针.胶水等
会计凭证的装订:一般每月装订一次,装订好的凭证按年分月妥善保管归档。
会计凭证装订前的准备工作:
①分类整理,按顺序排列,检查日数、编号是否齐全;
②按凭证汇总日期归集(如按上、中、下旬汇总归集)确定装订成册的本数;
③摘除凭证内的金属物(如订书钉、大头针、回形针),对于纸张面积大于记帐凭证的原始凭证,可按记帐凭证的面积尺寸,先自右向后,再自下向后两次折叠。注意应把凭证的左上角或左侧面让出来,以便装订后,还可以展开查阅。
对于纸张面积过小的原始凭证,一般不能直接装订,可先按一定次序和类别排列,再粘在一张同记账凭证大小相同的白纸上,粘贴时以胶水为宜。小票应分张排列,同类同金额的单据尽量粘在一起,同时,在一旁注明张数和合计金额。如果是板状票证(如火车票),可以将票面票底轻轻撕开,厚纸板弃之不用。
对于纸张面积略小于记帐凭证的原始凭证,可以用回形针或大头针别在记帐凭证后面,待装订凭证时,抽去回形针或大头针。
有的原始凭证不仅面积大,而且数量多,可以单独装订,如工资单,耗料单。但在记帐凭证上应注明保管地点。
④整理检查凭证顺序号,如有颠倒要重新排列,发现缺号要查明原因。再检查附件有否漏缺,领料单、入库单、工资、奖金发放单是否随附齐全;
⑤记帐凭证上有关人员(如财务主管、复核、记帐、制单等)的印章是否齐全。
会计凭证装订时的要求:
①用“三针引线法”装订,装订凭证应使用棉线,在左上角部位打上三个针眼,实行三眼一线打结,结扣应是活的,并放在凭证封皮的里面,装订时尽可能缩小所占部位,使记帐凭证及其附件保持尽可能大的显露面,以便于事后查阅;
②凭证外面要加封面,封面纸用尚好的牛皮纸印制,封面规格略大于所附记帐凭证;
③装订凭证厚度一般1.5厘米,方可保证装订牢固,美观大方。
会计凭证装订后的注意事项:
①每本封面上填写好凭证种类、起止号码、凭证张数、会计主管人员和装订人员签章;
②在封面上编好卷号,按编号顺序入柜,并要在显露处标明凭证种类编号,以便于调阅。
所有汇总装订好会计凭证都要加具封面。会计凭证装订前,要先设计和选择会计凭证的封面。封面应用较为结实、耐磨、韧性较强的牛皮纸等。
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